Bestuurder van uw BV overleden of ziek: wat nu?

Wat gebeurt er met de BV als de enige bestuurder uitvalt?

De BV is een rechtspersoon. Ze blijft bestaan, met haar klanten, contracten, personeel en schulden. Maar een vennootschap handelt via mensen. In een BV vertegenwoordigt elke bestuurder de vennootschap, tenzij de statuten iets anders regelen (art. 5:73 WVV). Valt de enige bestuurder weg, dan is er niemand meer die namens de BV geldig contracten, betalingen of aangiften kan ondertekenen.

Bestuurders worden benoemd door de algemene vergadering van aandeelhouders (art. 5:70 WVV). De oplossing loopt dus bijna altijd via de aandelen: wie in de algemene vergadering stemt, kan een nieuwe bestuurder benoemen. De vraag is dan wie die stem mag uitbrengen. Dat hangt af van wat er gebeurd is en van wat u vooraf regelde.

Een eenmanszaak is geen vennootschap en heeft geen afgescheiden vermogen. Daar speelt het bestuur van een vennootschap niet; deze gids gaat over de BV.

Bronnen: Justel: Wetboek van vennootschappen en verenigingen (art. 2:8, 2:14, 2:18, 2:55, 5:20 tot 5:22, 5:70 tot 5:100) · notaris.be: De gevolgen van ondernemen op mijn gezin

Ziekte, wilsonbekwaamheid of overlijden: wat is het verschil?

Het verschil zit vooral in de aandelen. Na een overlijden komen ze in de nalatenschap en stemmen de erfgenamen ermee. Bij wilsonbekwaamheid blijft de bestuurder eigenaar van zijn aandelen, maar kan hij er niet meer zelf mee stemmen. Zonder geregistreerde zorgvolmacht moet dan eerst de vrederechter een bewindvoerder aanstellen, en dat kost tijd.

Of het bestuursmandaat juridisch eindigt wanneer een bestuurder wilsonbekwaam wordt, is niet in elk geval duidelijk. In de praktijk kan hij in elk geval niet meer geldig beslissen of tekenen. Laat die vraag in een concreet geval door een advocaat of notaris bekijken.

Bronnen: Justel: Wetboek van vennootschappen en verenigingen (art. 2:8, 2:14, 2:18, 2:55, 5:20 tot 5:22, 5:70 tot 5:100) · Justel: oud Burgerlijk Wetboek, Boek I (zorgvolmacht, art. 489 tot 490/2) · Justel: oud Burgerlijk Wetboek, Boek III (einde van de lastgeving, art. 2003)

Dekt een zorgvolmacht ook uw bestuursmandaat?

Niet zomaar. De wet regelt dit niet uitdrukkelijk en de rechtsleer is er niet eensgezind over. Een zorgvolmacht gaat over uw eigen goederen en uw persoon (art. 489 oud BW). Volgens de gangbare lezing is uw bestuursmandaat geen goed van u, maar een functie in de vennootschap die de algemene vergadering u persoonlijk toevertrouwde. Het WVV voorziet niet dat een natuurlijke persoon als bestuurder wordt vervangen door zijn privélasthebber. Alleen een vennootschap die zelf bestuurder is, werkt via een vaste vertegenwoordiger (art. 2:55 WVV), en dat is een andere regeling. Ga er dus niet van uit dat uw lasthebber in uw plaats als bestuurder kan tekenen. Doet hij dat toch, dan riskeert hij dat de handeling wordt betwist.

Wat wel kan: uw aandelen horen bij uw vermogen. Een zorgvolmacht kan uw lasthebber uitdrukkelijk de bevoegdheid geven om met uw aandelen te stemmen in de algemene vergadering, ook om een nieuwe bestuurder te benoemen. In een BV mag een aandeelhouder zich laten vertegenwoordigen door een lasthebber die zelf geen aandeelhouder is, tenzij de statuten dat uitsluiten (art. 5:95 WVV).

Omdat dit een ingrijpende bevoegdheid is, laat u zo'n clausule best door een notaris opstellen en afstemmen op uw statuten. Een notariële akte is in elk geval verplicht als de zorgvolmacht ook schenkingen of de verkoop van onroerend goed moet toelaten. Zonder registratie in het centraal register werkt de zorgvolmacht niet meer zodra u wilsonbekwaam bent.

Bronnen: Justel: oud Burgerlijk Wetboek, Boek I (zorgvolmacht, art. 489 tot 490/2) · Justel: Wetboek van vennootschappen en verenigingen (art. 2:8, 2:14, 2:18, 2:55, 5:20 tot 5:22, 5:70 tot 5:100) · notaris.be: De zorgvolmacht

Wat kunt u in de statuten en het bestuur regelen?

De statuten van uw BV zijn het tweede slot op de deur. De oprichtingsakte bevat de regels over het aantal bestuurders en de manier waarop ze benoemd worden, voor zover de wet dat niet zelf regelt (art. 5:12 WVV). Een statutenwijziging vraagt een beslissing van de algemene vergadering met drie vierde van de uitgebrachte stemmen (art. 5:100 WVV). Uw notaris begeleidt dat. Let op deze punten:

• Een tweede bestuurder: een BV kan één of meer bestuurders hebben (art. 5:70 WVV). Met twee bestuurders die elk alleen mogen handelen, blijft er iemand die kan tekenen.
• Vertegenwoordiging: de statuten kunnen bepalen dat bestuurders alleen of samen tekenen (art. 5:73 WVV). Moeten twee bestuurders altijd samen tekenen, dan blokkeert de uitval van één van hen alles.
• Collegiaal bestuur: vormen de bestuurders een college, dan mogen de overblijvende bestuurders een nieuwe bestuurder aanduiden als er een plaats openvalt, tenzij de statuten dat uitsluiten. De volgende algemene vergadering moet die keuze bevestigen (art. 5:71 WVV).
• Een opvolger of plaatsvervanger: sommige ondernemers willen vooraf vastleggen wie het overneemt. Laat een notaris nakijken hoe ver dat kan gaan, want de wet legt de benoeming bij de algemene vergadering.
• Volmacht in de algemene vergadering: kijk na of de statuten vertegenwoordiging door een niet-aandeelhouder toelaten (art. 5:95 WVV).
• Erfenis van aandelen: de statuten kunnen afwijken van de wettelijke regels over wie stemt na een overlijden (art. 5:21 en 5:22 WVV).
• Dagelijks bestuur: het bestuur kan het dagelijks bestuur nu al opdragen aan een vertrouwenspersoon (art. 5:79 WVV). Laat nakijken of die opdracht blijft gelden als de bestuurder wegvalt.

Bronnen: Justel: Wetboek van vennootschappen en verenigingen (art. 2:8, 2:14, 2:18, 2:55, 5:20 tot 5:22, 5:70 tot 5:100) · notaris.be: De statuten van mijn vennootschap

Wie stemt met de aandelen na een overlijden?

Overlijdt de bestuurder die ook aandeelhouder was, dan komen zijn aandelen in de nalatenschap. Het WVV geeft enkele basisregels.

Zonder bestuurder is er ook niemand om de algemene vergadering bijeen te roepen: dat doet normaal het bestuursorgaan of een commissaris (art. 5:83 WVV). Een uitweg is het schriftelijk besluit. De aandeelhouders kunnen eenparig en schriftelijk alle besluiten van de algemene vergadering nemen, behalve een statutenwijziging (art. 5:85 WVV). Ook de benoeming van een nieuwe bestuurder kan zo. Zijn de erfgenamen het niet eens, dan raakt de zaak geblokkeerd en is juridisch advies nodig.

• Was hij de enige aandeelhouder, dan oefenen de erfgenamen of legatarissen die in het bezit van de nalatenschap zijn getreden, de rechten uit naar verhouding van hun deel, tot de aandelen verdeeld zijn. De statuten kunnen dat anders regelen (art. 5:21 WVV).
• Hebben meerdere personen rechten op hetzelfde aandeel, dan kan de BV het stemrecht schorsen tot één persoon is aangeduid die ermee stemt (art. 5:20 WVV).
• Is er vruchtgebruik, bijvoorbeeld voor een langstlevende partner, dan oefent de vruchtgebruiker in principe alle rechten uit, tenzij de statuten, een testament of een overeenkomst anders bepalen (art. 5:22 WVV).

Bronnen: Justel: Wetboek van vennootschappen en verenigingen (art. 2:8, 2:14, 2:18, 2:55, 5:20 tot 5:22, 5:70 tot 5:100)

Publicatie, KBO en bank: wat moet er praktisch gebeuren?

Elke benoeming en elk einde van het mandaat van een bestuurder moet binnen dertig dagen worden neergelegd op de griffie van de ondernemingsrechtbank. Het uittreksel verschijnt daarna in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad (art. 2:8 en 2:14 WVV). Bij een overlijden gaat het om een verklaring dat de functie van rechtswege is beëindigd. Tegenover derden geldt de wijziging in principe pas vanaf de publicatie (art. 2:18 WVV). Controleer daarna in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) of de functies kloppen.

Banken willen weten wie de BV mag vertegenwoordigen. Vaak vragen ze het benoemingsbesluit en de publicatie voor een nieuwe bestuurder toegang krijgt. Spreek daarom nu al met uw bank af wie bij uitval kan tekenen en welke documenten zij daarvoor vraagt.

Denk ook aan de digitale toegang. Boekhouding, btw-aangiften, sociale verplichtingen en het UBO-register lopen vaak via de eID van de bestuurder. Leg vast wie welke toegang heeft en hoe een nieuwe bestuurder of uw boekhouder die kan overnemen.

Bronnen: Justel: Wetboek van vennootschappen en verenigingen (art. 2:8, 2:14, 2:18, 2:55, 5:20 tot 5:22, 5:70 tot 5:100)

Voorbeeld en checklist: hoe bereidt Koen zich voor?

Stel: Koen is enige bestuurder en enige aandeelhouder van Koen Renovaties BV. Hij is weduwnaar en heeft twee volwassen kinderen, Sofie en Wout. Sofie werkt mee in de zaak.

Zonder voorbereiding: Koen krijgt een zware hersenbloeding en heeft geen zorgvolmacht. Niemand kan met zijn aandelen stemmen tot de vrederechter een bewindvoerder aanstelt. Ondertussen wachten leveranciers en personeel op betalingen.

Met voorbereiding: Koen benoemde Sofie al als tweede bestuurder die alleen mag tekenen, en liet bij de notaris een geregistreerde zorgvolmacht opmaken die uitdrukkelijk over zijn aandelen gaat. Na zijn hersenbloeding tekent Sofie gewoon verder. Als lasthebber kan ze ook met zijn aandelen stemmen, bijvoorbeeld om de jaarrekening goed te keuren.

Bij overlijden zonder tweede bestuurder: Sofie en Wout erven de aandelen samen. Tot de verdeling oefenen ze de rechten uit naar verhouding van hun deel (art. 5:21 WVV). Samen kunnen ze eenparig en schriftelijk een nieuwe bestuurder benoemen, waarna het besluit wordt neergelegd en gepubliceerd. Uw eigen checklist:

• Lees uw statuten na: aantal bestuurders, vertegenwoordiging, volmacht in de algemene vergadering en regels bij overlijden.
• Overweeg een tweede bestuurder of een gedelegeerde voor het dagelijks bestuur.
• Laat een zorgvolmacht opmaken die uitdrukkelijk over uw aandelen en het stemrecht gaat, en laat ze registreren.
• Bespreek met uw bank wie bij uitval kan tekenen.
• Noteer waar de statuten, het aandelenregister, toegangsgegevens en belangrijke contracten liggen.
• Vertel uw boekhouder en uw familie wat u regelde.

Bronnen: Justel: Wetboek van vennootschappen en verenigingen (art. 2:8, 2:14, 2:18, 2:55, 5:20 tot 5:22, 5:70 tot 5:100) · notaris.be: De zorgvolmacht

Wanneer schakelt u een boekhouder, advocaat of notaris in?

Uw boekhouder kent de lopende verplichtingen en kan helpen met de neerlegging en publicatie van een benoeming en met de toegang tot de digitale portalen. Een notaris is de aangewezen persoon voor een zorgvolmacht met clausules over uw aandelen, voor een statutenwijziging en voor de erfenis. Een advocaat schakelt u in als erfgenamen of aandeelhouders het oneens zijn, als er twijfel is over de wilsonbekwaamheid van de bestuurder of als de BV in moeilijkheden raakt doordat niemand kan handelen.

De Ondernemerswijzer geeft u in enkele minuten een eerste overzicht van de aandachtspunten en documenten voor uw situatie, zodat u gericht naar uw boekhouder of notaris kunt stappen.

Veelgestelde vragen